Dans ce contexte particulier, certaines coopératives ont soulevé plusieurs questions concernant la tenue des réunions du conseil d’administration. Afin de maintenir ces réunions à distance, la FCAQ vous propose quelques moyens technologiques afin d’y parvenir et vous assurez que les décisions prises en CA soient officielles.
TENIR VOTRE RÉUNION PAR VISIOCONFÉRENCE : les outils technologiques permettent maintenant d’être réunis en rencontre tout en demeurant dans le confort de notre demeure. Il suffit d’avoir une connexion Internet efficace. La FCAQ utilise les services de Zoom meeting, mais si vous préférez Skype ou un autre service, cela reste à votre discrétion. Vous devez également produire un procès-verbal qui sera adopté lors de votre prochaine rencontre.
Important : Au préalable, relisez vos règlements généraux afin de vous assurer qu’aucun élément ne limite la tenue de ce type de rencontre. Si jamais c’est le cas (par exemple, certains règlements demandent à ce que les rencontres du Conseil aient lieu au siège social, ou parfois ils indiquent que les rencontreS doivent se faire en personne, etc.), il faut simplement adopter la modification du règlement en séance tenante du Conseil et l’entériner lors de la prochaine assemblée générale.
ADOPTER LES RÉSOLUTIONS PAR CONSULTATION ÉLECTRONIQUE : si vous souhaitez que des décisions soient prises sans tenir de rencontre en mode virtuel ou présentiel, il est également possible de faire une consultation électronique par courriel. Vous devez transmettre à tous les administrateurs un courriel explicitant le sujet à débattre, en indiquant les tenants et aboutissants de la décision, et en demandant à tous d’émettre leur opinion.
Il importe que tous les administrateurs répondent en chaîne et que les réponses soient transmises à tous les membres du CA, et non uniquement à vous. Ainsi, chacun pourra lire les commentaires et arguments de chacun, et le débat avancera. Lorsque vous verrez qu’un consensus se dégage, la résolution pourra être soumise (si elle n’était pas déjà écrite dans le courriel initial) et chaque administrateur devra répondre son accord ou son désaccord. Si la résolution obtient une majorité, elle est adoptée.
Cependant, une résolution adoptée par voie électronique doit être entérinée lors de la prochaine rencontre officielle du CA (encore une fois, que ce soit une rencontre en présentiel ou en mode virtuel), pour qu’elle figure dans un procès-verbal en bonne et due forme.
