En ce temps de crise, il peut parfois être difficile de réunir virtuellement tous les membres du conseil d’administration de votre coopérative. Comme tous n’ont pas accès aux outils technologiques, la Fédération vous propose 4 étapes à suivre afin d’assurer la continuité d’une bonne gouvernance :
1 – Obtenir l’aval du CA pour que le comité exécutif prenne les décisions qui s’imposent
Il suffit que la présidence transmette un courriel à tous les membres du CA, demandant l’adoption d’une résolution qui permettra au comité exécutif (CE) de prendre les décisions qui s’imposent en attendant de pouvoir réunir efficacement le CA.
Dans ce courriel, indiquez les difficultés à réunir et modérer une rencontre massive par voie téléphonique. Indiquez aussi que la saine gestion de la coop demande que la direction générale continue d’être appuyée par les administrateurs, via le CE. Les administrateurs doivent répondre à ce courriel, à tous, favorablement et à la chaîne, pour que tous voient l’accord donné par chacun.
2 – Réunir virtuellement le CE aussi souvent que nécessaire
Toute rencontre doit être convoquée, idéalement par courriel, à l’avance. Vous devez avoir quorum, en plus du directeur général et de ses acolytes, si souhaité. Toutes les décisions prises doivent prendre la forme de résolutions, car elles seront entérinées par le CA lors de la prochaine rencontre.
3 – Informer le CA des décisions, par courriel
Informez les administrateurs de la coopérative sur les situations que vit la coop et des décisions qui ont été prises par le CE. L’adoption des résolutions du CE lors du prochain CA sera ainsi facilitée et cela diminuera grandement le risque de ressentiment et/ou désengagement si la crise se prolonge et que la prochaine rencontre du CA devait arriver seulement dans quelques mois.
4 – Entériner toutes les décisions du CE lors du prochain CA
Adoptez toutes les décisions afin qu’elles se retrouvent dans le procès-verbal de la rencontre du CA dument convoquée et pour laquelle vous avez quorum.
Avec ces 4 étapes, le comité exécutif de votre coopérative sera en mesure de démontrer son désir de transparence et son souhait d’efficacité pour le bien de la coop et des membres.
Pour toutes questions, n’hésitez pas à communiquer avec Hélène Francoeur, Directrice des services-conseils, à la FCAQ : hfrancoeur@fcaq.coop – 418-650-1235, poste 225
